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头马|常规例会流程的设置分析(八千字长文,慎点)

碎语

我觉得,如果今天(20200130)今天(20210131)不把这篇写出来,可能公众号就要大量脱粉了。

前言

加入头马五年来,参与活动近千场,见识过形形色色的活动流程设置。组织发起各种活动近百场,也践行过形形色色的活动流程设置。

从对流程设置懵懵懂懂,到对流程设置有点了解及思考,中间经历了几年的时间。

而真正促使我把这篇文章写出来的原因,则是发现大多数会员并没有真正的思考活动环节设置的背后原因,更多的仅仅只是墨守成规。不仅仅是会员,还有很多新上马的VPE都没有对例会的环节过程进行深入思考。

我个人觉得,这种缺少思考的形式,不利于我们自己在头马的成长。

所以,本文将对个人理解的头马常规例会的环节设置进行初步分析,提供一种思路,供大家参考。

在正式分析之前,还是强调了下本文采用的思考方法论:知、思、为。

第一步:知。

针对常规流程我们要知道哪些内容?

常见及非常见的角色,以及常见与非常见的环节。

常见的角色

常见的角色可以参考《The NAVIGATOR 导航助手》(CS8722,Rev.2/2020) 第6页:

以上的角色介绍基本上涵盖了常规例会的常见角色,注意,在例会中我们所见到的即兴点评、备稿点评都归为评估员。

其他常见的一些角色虽然没有在上述内容中列出,但还需要注明下,包括主席介绍负责人、来宾介绍主持人、MOT主持人、投票负责人、颁奖负责人,这种都算是常见的例会角色。通常部分由SAA负责、部分由总主持人负责,对本文的流程设计分析影响不大。

非常见的角色

同时,上述内容也给了一个可选角色选项,这种属于非常见的例会角色。

比如,我经历过有的例会会在开场有“幽默官/笑话官”负责讲笑话暖场,有的例会有“破冰官”负责带领俱乐部伙伴进行小游戏暖场。

还有的俱乐部会设置一些很少见的角色:如“提问大师”在例会总点评环节前后基于现场呈现的内容进行现场提问互动;如线上会员存在的“镜头官”及线下活动可能设置的“拍照侠”“直播侠”,负责对会员进行拍照、进行活动情况直播等等;还有的俱乐部会单独设置一个“肢体官”,负责关注舞台上肢体语言的呈现;等等。

以上的所有角色,有很多都是头马没注明的,但是,现实中确实存在。

为什么呢?我们后面在分析流程设置的时候再深入的分析。

下面我们再来看常见的环节。

常见的环节

常规例会的常见环节可以分为四大部分:演讲部分、点评部分、三官部分及其他部分。

演讲部分包含:即兴演讲环节、备稿演讲环节。
点评部分包含:即兴演讲点评、备稿演讲点评、总点评。
三官部分包含:三官规则介绍、三官汇报环节。
其他部分包含:SAA开场、主席介绍、来宾介绍、MOT(真情时刻)、投票环节、颁奖环节、小游戏、中场休息等等。

可能有的朋友有注意到,我上面提到的环节中缺失了一个经常看到的一个环节:工作坊。

我个人觉得这属于非常见的环节,毕竟不是每个俱乐部天天都有工作坊。

非常见的环节

非常见的环节除了工作坊以外,还包括:

可能还有一些其他我没有列出的环节,纯属正常。

毕竟我还有很多俱乐部没有拜访过,我只是个有五年头马经历的演讲小白而已。

小结

在了解完常见及非常见的角色和流程环节之后,我们即将进入到今天文章的核心环节,那就是:思。

思考这种环节及角色存在的意义及价值,这样才能更好的去做流程环节的设置。

注意

今天的思考过程属于反向思考,是基于现在已知的信息来反向思考背后的逻辑,和自己做活动策划人的正向思考是不同的。也算是“马后炮”吧,主要是为了防杠。

如果要针对本文开杠,请注意最核心的一点:你说的都是对的。

接下来进入思考的第一个部分:环节价值的思考。

环节价值的思考

环节价值的思考主要从常见的环节出发,毕竟,非常见的环节也有很多,很难穷尽。

思考的核心逻辑是通过在这个环节中角色的表现内容来反向思考,提炼相应的价值。

注意,虽然我们分析的是环节,但每个环节最重要的依然还是环节的角色。所以,在这个环节价值的思考中同时纳入部分对角色的价值思考。

至于每个角色的深入价值分析,可以参考我以前的历史文章,在公众号后台回复相应关键字即可获取。

上面已经提到了常见环节,所以我们直接看各个环节的价值点:

对于环节价值的思考,初步分析到这,下面进行整体例会环节不同设置的分析。

在分析之前,还是要先看看都有哪种例会安排的模式。

例会环节设置

例会环节设置主要就是把以上各个环节通过不同的排序来进行例会整体活动的设置,同时基于不同的设置形式可能会额外增加一些及减少一些环节或角色。

我个人经历过的例会有三种安排方式,我个人称之为:深圳模式、北京模式1、北京模式2。当然,我也听过一些其他的模式,但一直没有深度参与过,所以只能从理论上阐述下,这个听过的模式我称之为深圳模式2.

深圳模式在我的头马经历中占比太多,所以导致我一直认为头马的例会应该都是这样的,直到我来到了北京,我才发现我错了。

只不过,我个人仍然感觉深圳模式设计是最合理的、最有效的。

深圳模式也很简单,主体分为三个部分:

深圳模式讲完了之后,再看北京模式1及北京模式2:

第四个被我称之为深圳模式2的则算是特殊形式,不常见,可能一年都见不到一次。这种模式的核心是将正序的除SAA开场之外的深圳模式全部倒序,从主席闭幕开始,接着总点评、三官汇报、备稿点评、即兴点评、备稿、即兴等等。

重点是,前面反馈者提到的内容,相关接受反馈的人要做到。比如,备稿点评说今天的演讲者肢体运用的特别好,手舞足蹈的。这个时候演讲者就需要在演讲的过程中手舞足蹈的呈现出来。所以,这种模式也很有意思。

这个模式有个好听的名字:翻转例会。和什么“黑灯瞎火例会”“即兴接龙例会”“备稿马拉松例会”一样,属于特殊例会,所以本次环节设置的分析不分析此类会议。

例会环节设置的分析

上面讲述了深圳模式、北京模式1&2共三种模式,从中我们可以得出什么结论?

如果单纯的看环节设置,我个人觉得,各有利弊。

但我们引入其他的维度之后,我们可能会得到一个不同的答案。

引入的第一个维度:时间。

常规例会的总体用时在2小时,按照备稿演讲7分钟、即兴演讲2分钟、即兴点评6分钟、备稿点评3分钟及三官介绍各2-3分钟来算。

深圳模式的上下半场整体时间安排相对一致,都在1个小时左右。

再来看北京模式1,在其他环节一致的情况下,把即兴点评放到上半场,就会导致上半场和下半场时间分布不均衡,上半场多、下半场少。

而北京模式2,可能会规避到这部分时间问题。

这种时间分配问题虽然看起来影响不大,但个人还是感觉有碍观感,特别是从流程表上看的时候。如果中场休息不在中间,强迫症会特别接受不了。

当然,这毕竟不是什么大问题。

这个时候我们就要引入第二个维度:质量。

大家都知道,想要把一件事情做的高质量,那一定是需要充足的时间去准备的。

先看深圳模式,上下半场的分离形式,有充分的时间让反馈者(即兴点评、备稿点评)去进行准备,去构思该如何呈现,才能照顾到演讲者及现场听众。

当然,三官及总点例外,毕竟要看全场。但这种设置对总点评而言也有好处,可以在前半场基于演讲者的内容去整体构思总点评的结构及对点评者的关注点,然后在下半场的时候专注在点评者身上,去挖掘自己总点评结构中所观察到的重点,这样也能给点评者更细致的反馈。

而北京模式1,即兴点评者完全没有时间去准备去构思,所以很多即兴点评所反馈的内容都是以点居多,即针对每个人分别点评。而无法真正的从线上、从面上体系化的去进行点评的呈现,让除了即兴演讲者之外的其他现场参会人员同样受益。长此以往,很可能会打击到即兴点评者的信心,因为即兴点评者会感觉自己没有得到太多的成长。从而慢慢的导致没有什么人愿意做即兴点评,从而对即兴演讲者的成长也变的不利,影响相应会员的成长意愿。

而北京模式2,即兴点评所存在的问题和北京模式1一样。备稿环节相对好一些,给了几分钟缓冲,但说实在话,2分钟的缓冲可能仅仅只够记录,而无法真正的把这个时间去用作汇报的思考。

额外还有一个问题就是,备稿和备稿点评的打散会让总点评在整体过程中比较难受,因为关注的对象变的更为分散,所以对总点评的注意力要求格外的高。

虽然,这些设置对想成长的人来说,这些都是很好的成长机会。但,很现实的一点是,不是所有的头马会员都想成长。

不是所有的头马会员都希望进行这样高阶的锻炼。

小结

至此,环节设置已经分析完了,各有利弊。

下一步就是如何设置流程环节了,也就是到了:为。

写到这里,我看了下时间,差不多写了三个小时,眼瞅着日更时间要到了。
所以,这里就不深入的写了,只分享一点:例会的目标是啥?
在组织一场例会之前,例会的组织者有没有问过自己这个问题。
你想要这一场例会是幽默的、高质量的、还是娱乐的?还是没想过的?
不同的目标,可以结合以上环节的分析,进行不同环节的组合搭配,这才是组织一场常规例会首要考虑的问题。
而不仅仅只是,遵循传统、遵循习惯。

以上内容本来是原来打算发的,结果一看,已经超时了,那就多写点吧。

先从例会主题开始。

例会主题

我们都知道例会是有主题的,但有没有想过这个主题为什么要设?也就是说这个例会主题是为谁服务的呢?

很多俱乐部在设置例会主题的时候会讲究追求社会热点。

这个本来是没问题的,只是追的热点仅仅只是海报上的点,和例会毫无关系。无法和例会形成线的关系、面的关系,那这种主题有什么存在的意义及价值嘛?

那例会主题是为谁服务的呢?

我个人觉得,真正的例会主题是要为了例会目标服务。

例如,很多俱乐部在新官员任期的第一次会议上就会用“启航”“再出发”“新的起点”之类主题一样,充分的表明了这次例会和往常的例会不一样,是和例会的环节有对应的。

我以前写过一篇:头马 | 如何确定例会的主题?,也探讨过同样问题,有兴趣可以看看,在此不在赘述。

下面我们再看例会的目标。

例会的目标

常规例会需要有目标嘛?

我个人觉得要有。

这个目标可以是整个官员周期的统一目标,也可以是整个俱乐部未来的统一目标。当然,还可以是针对具体事件的特殊目标,比如招新、致敬、感谢等等。

只有明确了整体活动的总体目标,才能让例会所有的角色真正的有种“团队”的感觉。毕竟,例会的总体目标是要靠所有角色的一起努力才能达成的。

如果没有这个总体目标,那每个角色虽然知道自己要做些啥,但这更多的是基于自己的惯性,而不能去踏出舒适圈,刻意的锻炼自己的部分能力。

举个例子,俱乐部会员不多,想要在例会上激活下老会员。如果组织者没有定下“激活老会员”的这个总体目标,那例会的主题可能是娱乐八卦,而即兴主持人主持设置的题目可能就是工作琐事,其他的角色更不用说了。

如果,例会组织者提前向各位角色讲述了这个例会的总体目标是“激活老会员”,那例会的主题是不是有可能设置为“Want You”,即兴环节是不是就可以围绕者一些老会员的贡献来设置即兴演讲话题,备稿演讲者是否就可以讲讲导师、学员之间的趣事。从而引发参会老会员的共鸣,让其更愿意回到俱乐部大家庭来。

这就是例会目标的重要性,可以真正的让每一场例会的所有角色真正的形成一个团队,为一个共同的目标去战斗。在这个过程中去尝试不断的突破自己,也突破自己对他人的认知。

当然,这个例会目标的要求可能稍微有点高,毕竟,在我有限的头马经历中,很少有俱乐部能做到。但我有观察到,部分俱乐部在做各种特殊例会时完全呈现了以上的各种设想。比如,俱乐部周年庆、吐槽大会、奇葩说等特殊例会。

但如果真正把例会目标常态化,是不是也是证明俱乐部比其他俱乐部厉害的点?

当然,这是附带的。其实更核心的作用,是让例会的组织者和参与者在有目标的状态下去促使自己成长。

从这里可以看出,例会的目标设定遵循两个方面的来源:

所以,如果不知道例会目标设置为啥的情况下,可以去询问官员团队,或者多和会员聊聊,看看他们的诉求。

在知道这些之后,我们就可以设定常规例会的总体目标。

而总体目标设定完了,并不意味着结束,这仅仅只是开始。

接下来要做的就是基于例会目标做例会的环节组合。

例会环节的设置

好像,整篇文章写到这里才到了文章的核心。

已经写了七千字了都还没写到核心,我也佩服我自己。

例会环节的总体设置可以结合两个方面:

举个例子,当我们例会的总体目标是纳新的时候。可不可以将主席介绍的环节延长,并增加非常见的工作坊环节来向潜在来宾介绍头马的价值,或者安排非常见的采访环节来采访一些头马会员的成长。同时,增加VPM的入会宣讲环节,增加一点入会小福利等等。

这是短期内遵从例会的总体目标,下面再看常规例会长期设置的一个小例子。

一些高阶演讲俱乐部是取消掉哼哈官和语法官的,比如深圳PAT主席高阶演讲俱乐部。只保留了时间官,但时间官不做规则介绍,也不做时间官汇报,只负责流程环节的用时控制。

因为该俱乐部的入会门槛就是现任或卸任主席,且做完了CC或做完了Pathways的L2。像这类的会员对自己的哼哈和语法都有了自己的习惯,通过哼哈和语法能起到的帮助有限,还不如把时间拿回来多安排一点别的角色。例如,双点评,且点评观点、维度不得重合。一个演讲,两位点评人从不同的维度深入点评,这样让会员会成长更多。

还有的俱乐部是将语法官和哼哈官合二为一的,如深圳AACTP培训师俱乐部,就将两者合二为一,称之为“语言美化师”。还有例如深圳KISS俱乐部,每个例会常备角色“笑话官”,负责例会开场讲笑话。

类似的例子有很多,每个例子都有俱乐部对自己会员的成长需求的深入思考。

所以,你的俱乐部会员,他们的成长需求共性是什么?

要不要设置一个例会的环节或者角色来让其锻炼和成长。比如,要不要增加肢体语言官来对会员的肢体语言进行观察和反馈。要不要增加结构官来对全场所有人的演讲结构进行深入的分析和呈现。要不要增加提问官来锻炼会员的反向思维能力,从现场事实中提炼有趣但又不难问题。

这则是需要俱乐部的官员团队,不仅仅是VPE和VPM团队,是所有的官员们去深入思考的。

小结

简单的小结下,常规例会设置的核心有两点:

结语

总结下,今天的八千字长文主要是向大家阐述了我个人对不同头马俱乐部的例会模式的理解,以及对相应的环节、角色的背后价值的一些思考。

同时,也给出了我个人针对俱乐部运营的理想化的“想法”。

希望,本文可以让你对例会的环节多一些思考。

更重要的是,希望你看完此文之后可以对一些常见的事务进行你自己的深入分析。

对了,这篇文章所蕴含的一些底层逻辑,不仅仅只适用于常规例会的设置,还可以针对特殊例会、活动进行设置。你发现了嘛?

欢迎,留言探讨。

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