知・思・为

Menu

领导|会议经理所蕴含的价值以及最佳实践

前言

昨天有伙伴问我以往写的文章中有没有“会议经理”的相关内容,我仔细搜了下自己的公众号,好像确实没有单独写过。

所以,我回了句:“现在没有,明天可以写”。

于是,就有了今天这个文章。

实话说,我做会议经理的次数少的可怜,可能两个巴掌就能数的过来。不过,会议经理在某种程度上和“活动主席”差不多,所以价值应该都是类似的。

所以,本文仅代表个人看法,仅供参考。

会议经理

何为会议经理?

可能,很多会员是没有这个概念的,毕竟大部分俱乐部的例会都是教育副主席在进行筹备的,只有少部分的俱乐部会存在“会议经理”这个角色。

我仔细翻了下官方的手册《掌控您的会议》(CS1312)以及《俱乐部领导力手册》(CS1310),里面没有明确提到“会议经理”的字眼,但是提到了例会流程的负责人。

问一个小问题,你们觉得例会流程的最终负责人是谁?

教育副主席?

不,是主席。在CS1310手册的第22页主席职责中明确介绍,主席要负责例会流程并且确保议程顺利进行。

是不是感觉有点颠覆了自己的想法?习惯了就好。

从这个角度来进行定义的话,会议经理可以被视作为当次会议的“主席”,这也与我前面所说的和一些活动主席类似。

所以,简单的小结一下,什么是会议经理:对某场会议进行总筹划的最终负责人或最终负责人授权的某位会员。

俱乐部的常规例会一般就是主席,或者主席授权的教育副主席或者其他会员。

相关活动,就是活动的发起人或活动发起人授权的项目主席。注意,有时候活动发起人并不是项目主席。

大区理事会应该就是大区的行政经理。

峰会也就是峰会主席。

所以,会议经理等同于项目主席。绝不仅仅只是例会的统筹人员。只不过,最常见的是例会的统筹人员罢了。

所以,下面,以常规例会的会议经理和一般俱乐部层级以外的活动主席做的事情内容来简单对比下。从中,或许你能看到一些可以提升的点。

例会组织

首先来看,会议和活动组织的异同。

目前绝大部分的例会组织很简单,套模板。也就是,上一期例会有什么环节,这期例会就有什么环节,无增无减。

想对应的,我们可以看到一些俱乐部层级以外的活动,则会进行整体活动环节的设计、调研、调整,最终形成一些有特色的活动。

两相对比,大概就能看出来,为什么很多人不愿意担任例会的统筹,但很想当活动主席。

正是因为例会的无增无减,也让例会统筹丧失了锻炼的机会和可能。当然,这可能也和具体的人员有关。

有些例会统筹做的很棒,提前一个月设定例会的主题,然后定向招募相关角色,并沟通例会的总体目标、价值,然后持续跟进不同角色的准备过程。

同样的例会,也可以做成不一般的活动。

接下来,我们再看会议角色招募。

角色招募

人是追求效率的。

这句话也可以引申出一句话,人都是懒惰的。

所以,我们现在最常见的例会统筹做的事情就是在会员群里面发一个接龙,包含例会相关的角色名称,让大家去填。

很多时候,这个方法是有效的。但某些时候,可能会议晚上就要开始了,但人员还没招募齐。

比如,备稿总是抢的特别快,但三官这些,没人认领。

这让我想起了一个心理学名词:旁观者效应。

旁观者效应(Bystander effect)是一个社会心理学术语,在紧急情况下,一个人在有其他人在场时,出手帮助之机会降低,援助的几率与旁观者人数负相关。换句话说,旁观者数量越多,他们当中任何一人进行援助之机会越低。

不过也能看到,部分俱乐部的例会统筹则会通过私聊的形式去寻找相应的角色来解决这个问题,从而规避了旁观者效应,很赞。

这点做的就和活动主席做的比较类似,定向邀请相应人员来担任活动角色,从而保证活动的顺利开展。

最佳实践

从以上两个大的工作内容例会组织、角色招募中的对比,大概也能得出一些会议经理可以提升的点,那到底可以怎么做?

我们可以从目标倒推。

俱乐部领导力手册(CS1310)的45页有提到:卓越的俱乐部会议是俱乐部成功的关键。这些因素对于发展和保留会议来说必不可缺。会议成功的秘诀在于规划。鼓励俱乐部规划和召开俱乐部会议,让各位会议有机会学习、成长、获得成就、并乐在其中!。并且,该手册在46页也给出了俱乐部会议成功的关键:

从这四个关键点来说,我们可以总结下会议经理的目标:

通过这个目标就可以反向推出会议经理的最佳实践:

会议经理的角色价值

看到这里,相信你已经得出会议经理潜在的价值了。所以,我也来总结下我认为会议经理的角色价值。

核心价值:践行项目管理

基于项目管理的三大特性:临时性、独特性、渐进明细性,例会不管是从单场例会上来看,还是从会议经理的角度来看,这就是一个项目。

项目(英语:Project,又译为专案、计划、计画),是为完成某一独特的产品或服务所做的临时性努力。

整体过程中包括项目管理的所有环节,涉及到所有的项目管理知识,比如项目目标、项目人员、项目干系人、项目活动以及最后的产出成果。

所以,如果你对项目管理有兴趣,或者只是学习了项目管理的理论。那么,我建议你来担任一次会议经理来真正的实践一番,看看真实环境中的项目管理和理论上的项目管理到底有那些差距。

至于,其他所呈现的一些价值,比如与更多的人链接、更多的沟通机会、更多创新落地等等,这些都可以算做项目管理中的子活动或者是子价值。

当你作为会议经理举办一场异常火爆的例会之后,我想,你的简历中或许可以增加一个经历:XX演讲俱乐部例会活动总统筹/会议经理/项目经理,带领团队实现参与人员200%的突破,为俱乐部纳新XX名……

毕竟,我以前简历上就写过类似的,面试官很感兴趣。

总结

综上所述,如果你未来想当项目经理,你可以在俱乐部先当个会议经理练练手。

如果你未来所从事的岗位与项目经理无关,我同样还会建议你在俱乐部当个会议经理练练手。因为,你现在所从事的每一个岗位都是公司中不同项目的一部分。多了解下项目管理的过程,对自己现有的工作或者未来的工作,也会产生很多帮助。

因为,项目管理这一套知识体系、思维体系,算是脑力从业者的必备思维之一。

不管你在职场上创业,还是在生活中给另一半惊喜,这种项目的思维必不可少。

所以,来,试试。

— 于 共写了2623个字
— 文内使用到的标签:

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注